À la suite de la crise sanitaire et de l’expansion du télétravail, de nombreux outils numériques ont vu le jour pour collaborer plus facilement à distance. Je vous en présente quelques-uns qui sont parfaits pour le travail collectif dans cet article.

La liste des outils collaboratifs dont je vais parler ci-dessous n'est pas exhaustive, ce sont des outils que j’utilise chez Netnco ou bien que j’ai appris à utiliser durant mes études et que je trouve pertinents de vous présenter.

La première question qu’il est intéressant de se poser est "De quoi ai-je besoin ?". Si vous avez besoin d’un outil de création de documents ou d’un outil de gestion de planification par exemple. Certains outils sont plus ou moins complets, mais aucun ne va faire le boulot à votre place donc ne vous attendez pas à des miracles… Ce sont des logiciels qui vont vous permettre d’améliorer votre organisation ou votre productivité.

La seconde question est "Combien suis-je prêt(e) à payer ?". Les outils dont je vais vous parler sont tous utilisables gratuitement mais possèdent des versions payantes qui vous permettront d’accéder à plus de fonctionnalités et de contenu.

Voici donc la liste des quelques outils hypeeer pratiques selon moi :

Un gestionnaire de projets, Trello. Outil collaboratif et visuel

Inspiré de la méthode Kanban, cet outil collaboratif permet d’organiser ses projets sous forme de planches listant des cartes avec les différentes tâches à réaliser et ainsi de gérer l’avancement de ses projets.

Vous gagnerez du temps en permettant un vrai travail coopératif.

Voici l’exemple de l’organisation d’un week-end à Paris. Les planches sont ici « Endroits où aller », « Choses à faire », « Restaurants », etc… Les cartes sont par exemple « Champs de Mars », « Tour Eiffel » ou encore « Monsieur Bleu ». Cet outil est pratique et très intéressant selon moi, car :

- Il est collaboratif donc nous pouvons être plusieurs à ajouter des cartes en même temps depuis un PC différent

- Il est possible d’ajouter des photos pour chaque carte (ex : les colonnes de Buren Magistral)

- Plusieurs fonctionnalités existent pour chaque carte. Par exemple, il est possible de fixer une date limite pour chaque tâche (le logiciel envoie des rappels quand la tâche arrive à sa fin), ou de créer une checklist avec une répartition des tâches entre chaque membre du tableau partagé.

- L’outil nous envoie des notifications pour les modifications faites par les autres membres du tableau ou les tâches arrivant à la date butoir notamment

Concernant le prix de Trello, la version gratuite permet de créer un nombre de cartes illimité mais un nombre de tableaux limité à 10 par espace de travail. La version payante démarre à $5 USD (par utilisateur et par mois) pour le forfait Standard et monte jusque $17.50 USD pour le forfait Enterprise. Elles apportent entre autres la possibilité de créer un nombre de tableaux illimité, un stockage plus important et des fonctionnalités avancées telles que "Champs personnalisés".

Un service de stockage et de partage de fichiers, Google Drive.

Cet outil est très célèbre puisqu’il est géré par le géant Google, et qu’il permet de gérer le partage de tous types de documents de manière sécurisée et confidentielle. En effet, il permet de collaborer sur des fichiers de type Microsoft Office similaire à Excel, Word ou encore PowerPoint sans avoir à les convertir. Cela signifie donc qu’il est possible de modifier ces documents collectivement et instantanément. Ceux-ci sont en mode Saas à 100%, l’absence de la disquette pour sauvegarder surprend aux premiers usages.

Cette suite permet un réel travail collaboratif en ligne et en simultané sur des fichiers de bureautiques.

J’ai beaucoup utilisé cette suite d’outils durant mes études pour les travaux de groupe (comme sur la capture d’écran d’un devoir de Méthodes d’observation du comportement humain par exemple, en collaboration avec Lou Claudin). Je la trouve très pratique et intuitive à utiliser. Une fois la rédaction d’un document finie, il nous est possible de le télécharger sous différents formats, par exemple : PowerPoint, ODP, PDF, Texte brut, Image JPEG ou PNG, ou encore SVG.

En ce qui concerne les prix, Google Drive permet de stocker gratuitement 15 Go mais il est possible d’augmenter la capacité de stockage grâce à la version payante qui démarre à 1.99€/mois (pour 100 GB).

Un tableau blanc virtuel et collaboratif, Miro.

C’est un des outils de travail collaboratif que nous utilisons très régulièrement chez Netnco, pour réaliser nos ateliers de Brand Sprint ou Design Thinking par exemple et plus globalement pour les Brainstorming. En effet, il est très utile pour faire participer nos clients puisque chacun est acteur de la réunion et apporte sa pierre à l’édifice. C’est un superbe outil pour suivre un projet collaboratif.

Le principe est donc de reproduire virtuellement un tableau et d’y coller des post-its, d’y mettre des notes, des flèches etc… Les possibilités sont nombreuses et permettent de stimuler la créativité des participants et boostent la productivité du groupe.

La version gratuite de Miro permet de créer 3 tableaux et un nombre illimité de membres d’équipe. La version payante (à $8 ou $16 par membre/mois) offre un nombre illimité de tableaux ainsi que de visiteurs mais requiert d’être au minimum 2 ou 5 membres selon le forfait.

L’outil de design à interface collaborative, Figma.

J’ai fait un premier article sur ce logiciel que j’utilise constamment pour réaliser des wireframes et des maquettes, vous le trouverez juste ici 👈🏻

Certains utilisent Adobe Xd qui est également un outil de prototypage et maquettage, d’autres préfèrent Figma. Je ne vais pas démontrer qu’un est meilleur que l’autre ici, je pense que les préférences dépendent des habitudes et des goûts de chacun.

Le forfait de base (gratuit) permet de ne créer que 3 fichiers Figma et 3 fichiers FigJam mais un nombre illimité de fichiers personnels et de collaborateurs. Quant au Figma Professionnel, à 12$ par éditeur et par mois, le nombre de fichiers Figma est illimité et quelques autres fonctionnalités sont ajoutées.

Les logiciels de gestion de projets collaboratifs : Slack ou Microsoft Teams.

Ces 3 plateformes ont toutes pour but de permettre aux utilisateurs de communiquer à distance grâce à une messagerie instantanée ainsi que des interfaces de suivi de projet.

Slack est connu pour ses espaces organisés par sujets de travail, les canaux facilitant la productivité des personnes affiliées à chaque projet. Utilisée principalement pour ses fonctionnalités d’échange de messages et de fichiers, la plateforme propose également un système d’appels et de clips (enregistrement audio et vidéo ou capture d’écran).

Microsoft Teams est une plateforme qui a connu un assez grand succès (l’équivalent de Zoom) pour les réunions en visioconférence lors de la pandémie de COVID-19. En effet, certaines écoles se sont tournées vers cet outil pour animer les cours éducatifs à distance via une application de communication collaborative où les étudiants pouvaient interagir avec les professeurs en temps réel. Les entreprises aussi ont dû se tourner vers ce genre de plateformes pour continuer d’exercer. Selon Microsoft, l’application serait passée de 44 millions d’utilisateurs actifs en février 2020 à plus de 250 millions en juillet 2021.

La version gratuite permet un nombre de réunions illimité mais d’une durée maximum de 60 minutes. Le nombre de participants par réunion est limité à 100 personnes. Enfin, les conversations sont illimitées entre membres. Pour plus de fonctionnalités, les versions payantes de Microsoft Teams varient entre 3,40€ HT (par utilisateur/mois) et 10,50€ HT et offrent notamment un nombre d’heures de réunion limitées à 30 heures par réunion et 300 participants.

Personnellement, je trouve cet outil facile d’utilisation et plutôt intuitif.

Le créateur de contenus visuels en ligne par excellence, Canva.

Cette plateforme collaborative permet de créer toutes sortes de designs : graphiques, présentations, affiches, CVs, logos, flyers, brochures, … Plus d’une centaine au total. Un très grand nombre de modèles sont proposés gratuitement ainsi que des centaines de milliers photos et illustrations.

Ce qui est génial avec Canva, c’est tout d’abord la multitude de contenus et de possibilités mis à disposition ! Si l’on n’est pas inspiré, pas de panique, de nombreux modèles sont proposés pour trouver l’inspiration. Et si vraiiiiment l’inspiration n’est toujours pas là, vos collègues ou amis peuvent vous filer un coup de main puisque Canva est collaboratif donc il est possible d’avancer à plusieurs sur un design en même temps.

La version gratuite de Canva suffit amplement au début, puisqu’elle met à disposition tout ce que j’ai énoncé plus haut. Toutefois, lorsque cela devient un outil fréquent, il est intéressant de prendre la version payante qui offre beaucoup plus de contenu, de designs et de fonctionnalités utiles comme l’Effaceur d’arrière-plan par exemple ! Le forfait Pro est proposé à partir de 109,99€/an (pour les équipes de 1 à 5 membres).

Cela me fait une bonne transition pour aborder les deux derniers outils :

Inspiration graphique : Le réseau social Pinterest et la plateforme de travaux de designers Dribbble.

En effet, rien de mieux que de regarder les créations des autres pour s’inspirer.

Pinterest est, un peu comme Instagram, un site internet de photographies sur un large choix de thématiques : décoration, cuisine, jardinage, voyage, etc. Il est beaucoup utilisé comme référence d’articles également. Pour ma part, j'adore utiliser ce réseau pour suivre les tendances UI et trouver des idées d'interfaces graphiques.

Dribbble est un site qui offre aux designers la possibilité de concevoir leur portfolio et de partager leurs travaux en ligne. J'y trouve également beaucoup d'inspiration pour les interfaces, mais aussi pour les animations et graphismes.

Et voilà ! Je vous ai présenté les principaux outils numériques que j’aime utiliser lors de mes différents travaux. J’espère que cet article vous aura plu et qu’il vous aura fait découvrir certains outils. N’hésitez pas à nous retrouver sur les réseaux sociaux et nous dire si cet article vous a été utile et/ou si vous voulez en discuter !

A très vite, au prochain article !

Aurore